會議嘉賓接待方案

會議方案 時間:2020-08-03 我要投稿

會議嘉賓接待方案(精選3篇)

  為確保事情或工作高質量高水平開展,預先制定方案是必不可少的,方案是從目的、要求、方式、方法、進度等方面進行安排的書面計劃。那要怎么制定科學的方案呢?以下是小編為大家整理的會議嘉賓接待方案(精選3篇),歡迎閱讀,希望大家能夠喜歡。

會議嘉賓接待方案(精選3篇)

  會議嘉賓接待方案1

  一、 接待小組成員

  組長:略

  組員:略

  二、 接待流程

 。ㄒ唬 住宿確認――聯系人:陳長勇

  需溝通信息:詳見附件一

 。ǘ 接機送機服務――聯系人:黃老師

 。ㄈ 參觀流線

  國家體育館——聯系人:田辛(講解)、蘇盼盼(引導參觀)、吳晨(拍照)

  方案一

  →北門進入

  →第一會議室觀看體育館PPT宣傳資料(第一會議室提前安排)→媒體通道→新聞發布廳內→從5號門進→參觀場館→從4號門出→貴賓接待室(大家庭)→坐貴賓電梯(3、4)→二層環廊→參觀百米畫卷→殘疾人看臺→老爺車→坐貴賓電梯(7、8、9)上三層包廂→坐貴賓電梯(3、4)下到貴賓接待室(大家庭)

  方案二

  →東門進入

  →沿二層環廊東南方向參觀 →參觀百米畫卷→殘疾人看臺→老爺車→東門出

  參觀小區——聯系人:國奧村物業

  國奧村花園酒店——聯系人:鄧斌斌(講解)、楊振(拍照)

  →參觀酒店大堂→坐電梯上二層→二層房間介紹(標間、行政豪華套房) →二層會議室→坐電梯上三層→參觀三層書吧→三層套間介紹(村長套、主任套、國奧套)→坐電梯返回大堂→公寓樓一單元→九層層頂花園套房→六層新裝修套房→三層奧運原貌套房

  附件一

  會議嘉賓接待方案2

  為確保各項會議接待工作的順利進行,特制定會議方案如下:

  一、會議主題:

  待定

  二、會議時間:

  20xx年x月x日至20xx年x月x日

  三、會議地點:

  Xxx-xxx-x酒店。

  四、環境布置

 。ㄒ唬⿻䦂鐾鈪^域布置

  酒店外圍環境:燈桿棋畫面、LED屏宣傳、燈箱畫面、空飄。

 。ǘ⿻䦂鰞戎饕獏^域布置

  1、機場、火車站相關內容橫幅、接機牌及鮮花。

  2、下榻酒店(酒店大堂、入住房間、會議室、用餐餐廳)布置主題噴繪、水牌、導示牌、桌簽、插花及橫幅。

  五、會議內容

  第一板塊 會 議

 。ㄒ唬⿻h時間:20xx年x月x日、x日、x日

 。ǘ⿻h地點:待定(200人會議廳)

 。ㄈ⿻h內容:待定

 。ㄋ模⿻h布置:

  1)課桌擺放:圍桌式或者課桌式擺放

  2)會議鮮花:講臺花、胸花、桌花

  3)會議用品: 白紙、簽字筆、茶杯、紙巾

  4)會場氛圍:水牌制作、背景噴繪畫面(x日、x日)無線麥若干、背景音樂、X展架

 。ㄎ澹⿻蠛嫌埃

  時間:在會議結束前,告知大家不要急于離場,按 序下樓,在指定地點合影留念。

  地點:凱賓斯基酒店外的階梯上(階梯取代椅子)

  可以給領導安排座椅,座椅上有貼領導的名字,可以對號入座。

  第二板塊 晚 宴

 。ㄒ唬┩硌鐣r間:20xx年x月x日晚(具體時間待定)

 。ǘ┩硌绲攸c:餐廳待定

 。ㄈ┩硌绶绞剑簢佬问交蛘咦灾托问

 。ㄋ模┩硌绮贾茫菏彝猓嚎诊h(8個)(空飄內容: )、懸掛彩旗、燈籠若干、大型噴繪展板(酒店外及圓形大廳內)。

  室內:舞臺搭建、舞臺背景噴繪畫面、舞臺裝飾、冷焰安裝、燈光音響、特效。

  餐桌布置:餐桌桌花、臺簽(晚宴安排內容介紹)

  第三板塊 會議接待

  (一)工作內容

  1、會議流程策劃;

  2、編撰、印刷會議接待手冊;

  3、機場、火車站等埠提供窗口接送機服務;

  4、會議前期報名的接待、物品分發等;

  6、協助酒店住宿、餐食服務等工作;

  7、提供會議期間車輛的調配、服務工作;

  8、提供機(車)票的訂購服務工作;

  9、提供專業接待人員服務工作;

  10、根據需要,提供其他公務活動服務工作;

  11、提供物流、土特產品代購等其他服務工作;

  (二)組織機構及職責

  1、綜合協調組

  工作職責:

 。1)負責總體接待方案的制定等文件編制工作;

 。2)負責與會代表團信息收集、整理等對外聯系工作;

 。3)負責與組委會內部的全面對接工作;

 。4)負責落實省市、組委會領導的接機(車)安排;

 。5)負責組織、牽頭一切有關接待工作的參與人員溝通、協調工作;

 。6)負責接待服務手冊的編制工作;

  2、接待服務組

  工作職責:

 。1)負責嘉賓的接機工作,配有專業的大唐禮賓隊員手捧鮮花接機。

 。2)負責對外具體聯系落實與會代表的初步行程、人數、往返時間、與會具體意向;

 。3)負責為與會代表提供接待服務人員、住宿、餐飲、交通、內部會議組織、考察游覽、物流等其他會議服務;

 。4)根據嘉賓的實際情況,具體提供接送機、車站安排;酒店房間安排;參加會議活動的詳盡日程安排;嘉賓的其他公務活動和三餐的具體安排;會議期間車輛的調配、機(車)票的訂購;接待服務人員的組織領導;

 。5)負責協助嘉賓入住酒店之前的登記。(在接到嘉賓后,將事先準備好的`房間鑰匙登記名稱后,交給入住嘉賓,并送嘉賓進入房間,房間內布置鮮花、茶歇、會議流程等)

 。6)負責會同綜合協調組完成接待服務手冊的編制工作;

  3、服務保障組

  工作職責:

 。1)負責接待服務組的有關活動安排,如:會議現場拍照、會前投影儀調試、檢查對方資料(PPT)是否統一拷貝、播放是否正常、速記安排、會議位置安排

 。2)負責本組工作人員的一切后勤保障工作。

  第四板塊 會后考察

  一、會后考察:

  1、如果會議結束后,該會組委會有安排會議考察,請提前確認人數和線路。我們會將出發時間、乘車地點及線路安排發放到每位嘉賓手里。

  2、如果會后考察屬于自愿報名,酒店大廳將設有會后考察線路報名咨詢點。(費用自理)

  二、當地游覽服務

 。20人或以上/車)(淡季報價)

  1、東線一日游:兵馬俑,華清池,城墻,午餐 價格:298/人;

  2、西線一日游:乾陵,永泰,法門寺文化景區午餐 價格:380/人;

  3、市內一日游:城墻,碑林,大雁塔,午餐 價格:210/人;

  以上報價包含門票、車費、導游服務費及30元標準中餐一次。

  4、東線二日游:兵馬俑,華清池,華山,3正1早,華山3星級住宿,纜車上下 價格:780/人;

  5、北線二日游:黃帝陵,壺口瀑布,延安寶塔山,紀念館,棗園,楊家嶺,3正1早,延安三星級賓館住宿 價格:958人;

  以上報價包含門票、車費、導游服務費及三星級酒店住宿一晚30元標準正餐三次,20元標準早餐一次。

  三、其他服務:

  如果您還有其他服務需要幫忙,我們將為您提供更好的服務。

  1、專業禮儀接待:按照規格提供專業禮儀或者大唐禮賓衛隊員。

  2、可提供代訂餐飲。

  3、訂票服務:將提前收集各位參會嘉賓的返程信息,做以記錄后,將機票定好后,通知各位訂票嘉賓,告知可持身份證直接隨送機人員前往機場。

  備注:會根據客戶航班到達時間進行統籌接機安排

  附:會議要求調查表

  會議嘉賓接待方案3

  一、接待時間

  1月9日-1月10日

  其中:1月9日:嘉賓全天報到,接機、接站; 晚上年會暨頒獎晚會;1月10日上午部分領導嘉賓參觀陽光整形美容醫院,部分嘉賓返程送機、送站,下午基本返程送機、送站完畢。

  具體行程安排請參見附件1。

  二、接待對象

  本次會務接待工作對嘉賓進行細分,采取重要貴賓、一般嘉賓分級接待的方式,并按照以下分類進行接待:

 。ㄒ唬┮患壗哟海ㄌ追/豪華房)

  1、中整協/國家衛計委/各省整協領導約 人;

  2、重要專家學者約 人。

 。ǘ┒壗哟海藴书g)

  1、地方市級整協有關領導等,約 人;

  2、廣東省/深圳市等相關政府部門領導。

 。ㄈ┢胀ń哟

  1、業務單位參會嘉賓;

  2、其他嘉賓等;

  3、演職人員/會務人員/安保等工作人員( 名)。

  三、接待地點

  根據今年大會的接待規模、接待的級別,選擇華僑城洲際酒店為會議/接待地點;在南山區域擇方便出行的1-2家酒店為應急接待酒店。(海景、威尼斯、威斯町)

  四、人員配置

  深圳 整形美容醫院統籌負責本次年會承辦及接待任務。

  20××年行業年會暨頒獎典禮晚會籌備委員會

  主任:

  副主任:

  具體人員及分工另文。

  五、接待流程

  (一)接待準備

  1、專人統計大會登記的參會嘉賓信息;

  2、每日及時與組委會相關負責人溝通嘉賓接待的相關事項和信息,及時更改變動信息;

  3、前期電話跟蹤所有來深參會的領導、嘉賓、代表團、媒體,確認其來深要求細節,報組委會主任并執行主任處以便安排布署;

  4、確定代表來深具體時間、人數、性別、聯系方式、出發地點及航班號、車次、住房要求、客人的餐飲習慣等詳細情況。

  5、提前領取、分好房卡、餐券、會務資料等,根據大會要求做好接待準備工作。

  (二)接機接站

  1、1月9日7:30至18:00在深圳機場/深圳北站安排專人接機,配備歡迎標識;

  2、調度接待車輛運送參會代表前往下榻酒店;每趟航班到達等候時間不超過30分鐘;每車配備服務人員1名。

  3、根據參會嘉賓航班情況制作《接機(站)時間表》、《送機(站時間表》;制作雙面的接機(站)牌;

  (三)酒店安排

  1、酒店專項接待安排:在指定下榻的酒店門口懸掛或顯示歡迎標識,酒店大堂、電梯等處設歡迎牌、導引指示牌,大堂、樓層電子信息屏滾動播放本次活動信息;設置與會議相關的信息公示版(牌);

  2、酒店設“會務組聯絡處”。安排 名工作人員,負責參會代表報到、入住手續辦理及發放證件和活動資料、參會代表房間發放個性化溫馨提示;會議期間負責指引、組織參會代表乘車、用餐等各項后勤保障工作。

  3、每間嘉賓住房內放置會務接待手冊、重要信息溫馨提示、地圖,贈送當天《深圳特區報》,王曉瀘董事長親筆簽名歡迎卡1張,入住當天備水果1份;貴賓客房提供定制性菜單服務,貴賓和女士接待,預留非吸煙樓層客房;入住當天備鮮花水果各1份;

  4、提供會務車輛,根據要求編制運行時間表并分發至嘉賓房間; 5、預留會務人員、醫療人員的工作用房,并安排工作用餐;

  6、提供叫早、叫醒服務;及時收集整理來賓入住建議和需求,不斷改進服務;

  (四)交通保障

  1、接機車輛安排,根據接機客人的數量不同,安排不同車輛接待。因涉及接機(站),嘉賓聯系、報到、臨時調配等,擬由組委會委托租車公司租借小型轎車 輛;7座商務車 輛,考斯特 部,中巴 輛,用于1月9日接機/接站;

  2、引導貴賓上指定專車,隨車配備服務人員一人,沿途隨車服務人員做深圳景觀與大會相關內容介紹;

  3、每20分鐘一班,即到即走;對集中乘機抵達的領導和嘉賓,預留專用接機轎車、考斯特或中巴;

  接機路線:深圳機場——廣深高速——深南大道——洲際酒店。

  特別注意:

 、偃绯嘶疖嚮蚱嚨冉煌üぞ叩稚畹膩碣e,實行電話預約接站,提前24小時與來賓確認接站信息,安排機動車輛調度接站。

 、谥匾I導和嘉賓需預留貴賓通道,獻鮮花。

 、勖枯v車應配備瓶裝飲用水。

  4、酒店、會場應急車輛,7座商務車 輛,轎車 輛,中巴 輛。

  5、送接機(站):1月10日自早上7:00開始,每半小時1班專車由下榻酒店發至深圳機場,具體車輛安排根據嘉賓行程安排9日下午前由各接待對接人另行確定,報總調度統一調配車輛及送機人員。

  特別注意:重要領導和嘉賓需預留貴賓通道。

  6、配備車輛組成專用車隊,統一編號并配有活動標識的專用車證;

  7、司乘人員:除小車以外,其余每車配司機1人,組委會工作人員1名。

  8、嘉賓登機祝福與航班起飛確認短信;

  9、嘉賓平安抵達確認短信;

  (五)用餐安排

  參會代表憑餐券在下榻酒店用早餐,午餐、晚餐及飲水按組委會相關安排執行。

  1、接待酒店提供自助早餐服務;

  2、負責安排演職人員、會務人員及治安、消防、衛檢人員的工作用餐。

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